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慶典，商務(wù)人員參加慶祝儀式的機會(huì )是很多的，既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。
第一類(lèi)，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時(shí)進(jìn)行。第二類(lèi)。當單位本身榮獲了某項榮譽(yù)稱(chēng)號、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內外重大展評中獲獎之后，這類(lèi)慶典基本上均會(huì )舉行。第三，本單位取得重大業(yè)績(jì)的慶典。這些來(lái)之不易的成績(jì)，往往都是要慶祝的。第四類(lèi)，確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí)，自然都值得慶祝一番。
就形式而論，若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感，并且使社會(huì )各界對本單位重新認識、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進(jìn)行一些人、物的投入，任何理智、精明的商家，都會(huì )對此在所不惜。所之，增強本單位全體員工的自豪感無(wú)所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢(qián)，也沒(méi)有必要好大喜功、非要去搞它不可。
往往會(huì )各有多方面的不同要求。即有關(guān)慶典的禮儀規范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下，對其分別予以介紹。
先要對它作出一個(gè)總體的計劃。需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內容。
毋庸多言，不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨――塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。
得到全面的體現。 如果站在組織者的角度來(lái)考慮，慶典的內容安排，來(lái)賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問(wèn)題。
首先，或是讓對方勉為其難。確定慶典出席者名單時(shí)，始終應當以慶典的宗旨為指導思想，一般來(lái)說(shuō)，慶典的出席者通常應包括如下人士：
一是上級領(lǐng)導。大都對單位的發(fā)展給予過(guò)關(guān)心、指導。邀請他們參加，主要是為了表示感激之心。
二是社會(huì )名流。社會(huì )各界的名人對于公眾最有吸引力，能夠請到創(chuàng )始們，將有助于更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在被稱(chēng)為僅次于立法、行政、司法三權的社會(huì )“第四權力”。邀請它們，并主動(dòng)與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進(jìn)而有助于加深社會(huì )對本單位的了解和認同。
四是合作伙伴。請他們來(lái)與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。
五是社區關(guān)系。對本單位具有種種制約作用的社會(huì )實(shí)體。例如，本單位周?chē)木用裎瘑T會(huì )、街道辦事處、醫院、學(xué)校、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的慶典，會(huì )使對方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。都離不開(kāi)他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí)，是不容許將他們完全“置之度外”的。
鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬(wàn)不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，與一般商務(wù)交往中來(lái)賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來(lái)賓的接待，更應突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應當熱心細致地照顧好全體來(lái)賓，而且還應當通過(guò)主方的接待工作，使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設法使每位來(lái)賓都能心情舒暢。
最好的辦法，籌備組成員通常應當由各方面的有關(guān)人士組成，他們應當是能辦事、會(huì )辦事、辦實(shí)事的人。
在慶典的籌備組之內，在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會(huì )務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。 慶典的接待小組，原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。
其一，來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。其二，來(lái)賓的引導。即由專(zhuān)人負責為來(lái)賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。其三，來(lái)賓的陪同，對于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓，應安排專(zhuān)人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來(lái)賓的接待。即指派專(zhuān)人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。
凡應邀出席慶典的來(lái)賓，因此，當他們光臨時(shí)，主人沒(méi)有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來(lái)賓的接待上若得過(guò)且過(guò)、馬馬虎虎，是會(huì )傷來(lái)賓的自尊心的。
再次，應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場(chǎng)。舉行慶祝儀式的現場(chǎng)，是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)。對它的安排、布置是否恰如其分，依據儀式禮儀的有關(guān)規范，商務(wù)人員在布置舉行慶典的現場(chǎng)時(shí)，需要通盤(pán)思考的主要問(wèn)題有：
一是地點(diǎn)的選擇。以及外借的大廳、等等。均可相機予以選擇。不過(guò)在室外舉行慶典時(shí)，切勿因地點(diǎn)選擇不慎，從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。
二是環(huán)境的美化。在反對鋪張浪費的同時(shí)，應當量力而行，著(zhù)力美化慶典舉行現場(chǎng)的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，還可以請由本單位員工組成的樂(lè )隊、鑼鼓隊屆時(shí)演奏音樂(lè )或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是這類(lèi)活動(dòng)應當要適度，不要熱鬧過(guò)了頭，成為胡鬧�；蛘�“喧賓奪主”。千萬(wàn)不要請少先隊員來(lái)扮演這類(lèi)角色，不要勞動(dòng)孩子們?yōu)檫@類(lèi)與他們無(wú)關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。
三是場(chǎng)地的大小。應同出席者人數的多少相適應。人多地方小，擁擠不堪。會(huì )使人心煩意亂。人少地方大，則會(huì )讓來(lái)賓對本單位產(chǎn)生“門(mén)前冷落車(chē)馬稀”的感覺(jué)。
四是音響的準備。讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，擺放一些喜慶、歡快的樂(lè )曲，只要不搶占“主角”的位置，通常是可以的。但是對于播放的樂(lè )曲，應選期進(jìn)行審查。切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇，隨意播放背離慶典主題的樂(lè )曲，甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂(lè )曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛(ài)情歌曲。
最后，應當精心擬定好慶典的具體程序。大體上講，它應以一個(gè)小時(shí)為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來(lái)賓。第二，程序宜少不宜多。程序過(guò)多，不僅會(huì )加長(cháng)時(shí)間，而且還會(huì )分散出席者的注意力，并給人以慶典內容過(guò)于凌亂之感�？傊�，不要使慶典成為內容亂七八糟的“馬拉松”。
依照常規，一次慶典大致上應包括下述幾項程序：
預備：請來(lái)座就座，介紹佳賓。
第一項，宣布慶典正式開(kāi)始，唱本單位之歌。
第二項，介紹此次慶典的緣由，等等，其重點(diǎn)應是報捷 以及慶典的可“慶”之處。
第三項，協(xié)作單位及社區關(guān)系單位，均應有代表講話(huà)或致賀辭。不過(guò)應當提前約定好，不要當場(chǎng)當眾推來(lái)推去。賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個(gè)人應當公布。在進(jìn)行公布時(shí)，可依照其“先來(lái)后到”為序
第四項，安排文藝演出。這項程序可有可無(wú)，如果準備安排，應當慎選內容，注意不要有悖于慶典的主旨。
參加慶典時(shí)，均應注意自己臨場(chǎng)之際的舉止表現。其中，主力單位人員的表現尤其為重要。
在舉行慶祝儀式之前，主辦單位應對本單位的全體員工進(jìn)行必要的禮儀教育。對于本單位出席慶典的人員，還須規定好有關(guān)的注意事項，并要求大家在臨場(chǎng)之時(shí)，務(wù)必要嚴格遵守。在這一問(wèn)題上，單位的負責人，尤其是出面迎送來(lái)賓和上主席臺的人士，只能夠“身先士卒”，而絕不允許有任何例外。因為道理非常簡(jiǎn)單，在慶祝儀式上，真正令人矚目的，還是東道主方面的出席人員。假如這些人在慶典中精神風(fēng)貌不佳，穿著(zhù)打扮散漫，舉止行為失當，很容易對本單位的形象進(jìn)行“反面宣傳”。
按照儀式禮儀的規范，作為東道主的商界人士在出席慶典時(shí)，應當嚴格注意的問(wèn)題涉及到以下七點(diǎn)：
第一，儀容要整潔。事先都要洗澡、理發(fā)，男士還應刮光胡須。無(wú)論如何，屆時(shí)都不允許本單位的人員蓬頭垢面，有意無(wú)意去給本單位的形象“抹黑”。
第二，服飾要規范。有統一式樣制服的單位，應要求以制服作為本單位人士的慶典著(zhù)裝。無(wú)制服的單位，應規定屆時(shí)出席慶典的本單位人員必須穿著(zhù)禮儀性服裝。即男士應穿深色的中山裝套裝，或穿深色西裝套裝，配白襯衫、黑色皮鞋。女士應穿深色西裝套裙，配長(cháng)統肉色絲襪、黑色高跟鞋，或者穿深色的套褲，或是穿花色素雅的連衣裙。自由放任，把一場(chǎng)莊嚴隆重的慶典，搞得像一場(chǎng)萬(wàn)紫千紅的時(shí)裝或休閑裝的“博覽會(huì )”。倘若有可能，將本單位出席者的服飾統一起來(lái)，則是最好的。
第三，時(shí)間要遵守。遵守時(shí)間，無(wú)故缺席或中途退場(chǎng)。如果慶典的起止時(shí)間已有規定，則應當準時(shí)開(kāi)始，準時(shí)結束。要向社會(huì )證明本單位言而有言，此其時(shí)也。
第四，表情要莊重。在應典舉行期間，不允許嘻皮笑臉、嘻嘻哈哈，或是愁眉苦臉、一臉晦氣、唉聲嘆氣，否則會(huì )使來(lái)賓產(chǎn)生很不好的想法。在舉行慶典的整個(gè)過(guò)程中，都要表情莊重、全神貫注、聚精會(huì )神。假若慶典之中安排了升國旗、不許可不起立、不脫帽、東張西望、不唱或亂唱國歌與“廠(chǎng)歌”。在起立或坐下時(shí)，把座椅搞得亂響，一邊脫帽一邊梳頭，或是在此期間走動(dòng)和找人交頭接耳，都應被為危害本單位形象的極其嚴重的事件。
第五，態(tài)度要友好。這里所指的，主要是對來(lái)賓態(tài)度要友好。遇到了來(lái)賓，要主動(dòng)熱情地問(wèn)好。對來(lái)賓提出的問(wèn)題，都要立即予以友善的答復。不要圍觀(guān)來(lái)賓、指點(diǎn)來(lái)賓，或是對來(lái)賓持有敵意。當來(lái)賓在慶典上發(fā)表賀辭時(shí)，或是隨后進(jìn)行參觀(guān)時(shí)，要主動(dòng)鼓掌表示歡迎或感謝。在鼓掌時(shí)，不要在對象上“挑三揀四”，不要“欺生”或是“殺熟”�；蚴欠且鷮Ψ�“討一個(gè)說(shuō)法”不成。不論來(lái)賓在臺上臺下說(shuō)了什么話(huà)，主方人員都應當保持克制，不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡亂起哄。不允許打斷來(lái)賓的講話(huà)，向其提出挑釁性質(zhì)疑，與其進(jìn)行大辯論，或是對其進(jìn)行人身攻擊。
第六，在出席慶典時(shí)，主方人員在舉止行為方面應當注意的問(wèn)題有：不要：“想來(lái)就來(lái)，想走就走”，或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉�；蚴浅约旱�“領(lǐng)居”甚至主席臺上的人擠眉弄眼、出怪樣子。不要有意無(wú)意地作出對慶典毫無(wú)興趣的姿態(tài)，例如看報紙、讀小說(shuō)、聽(tīng)音樂(lè )、打撲克、作游戲、打瞌睡、織毛衣，等等。不要讓人覺(jué)得自己心不在焉，比方說(shuō)，尋呼機“一鳴驚人”，探頭探腦，東張西望，一再看手表，或是向別人打聽(tīng)時(shí)間�；蚴菫榱孙@得自己玩世不恭，而產(chǎn)生逆反心理，作出傻事來(lái)。
第七，則務(wù)須謹記以下四個(gè)重要的問(wèn)題：一是上下場(chǎng)時(shí)要沉著(zhù)冷靜。走向講壇時(shí)，應不謊不忙，不要急奔過(guò)去，或是慢吞吞地“起駕”。在開(kāi)口講話(huà)前，應平心靜氣，不要氣喘吁吁，面紅耳赤、滿(mǎn)臉是汗、急得講不出話(huà)來(lái)。二是要講究禮貌。在發(fā)言開(kāi)始，勿忘說(shuō)一句“大家好”或“各位好”。在提及感謝對象時(shí)，應目視對方。在表示感謝時(shí)，則應以自己的掌聲來(lái)回禮。在講話(huà)末了，應當說(shuō)一聲“謝謝大家”。三是發(fā)言一定要在規定的時(shí)間內結束，而且寧短勿長(cháng)，不要隨意發(fā)揮，信口開(kāi)河。四是應當少作手勢。含義不明的手勢，尤其應當在發(fā)言時(shí)堅決不用。
以自己上佳的臨場(chǎng)表現，來(lái)表達對于主人的敬意與對慶典本身的重視。倘若在此時(shí)此刻表現欠佳，是對主人的一大傷害。也絕不可去而失禮。
當外單位的人員在參加慶典時(shí)，而不是僅僅只代表自己個(gè)人的話(huà)，更是特別要注意自己臨場(chǎng)表現，絲毫不可對自己的所作所為自由放任、聽(tīng)之任之。
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