公司一年一度的年會(huì )馬上就要來(lái)臨，作為公司的老板尤其財務(wù)人員在年會(huì )活動(dòng)策劃成本上的控制可是煞費苦心，本公司通過(guò)十幾年的年會(huì )策劃來(lái)為大家詳細講解一下年會(huì )成本控制的具體細節，(本文僅供參考)

　　一、交通

　　▲ 可以把年會(huì )安排在公司附近的地方。目前雖然油價(jià)下降，但是公共交通工具上漲了兩三倍，畢竟員工自己有車(chē)的還是少數大多數還是乘用公共交通工具交通費用在不斷增加。為了將交通費用降低到最低點(diǎn)，要盡可能將年會(huì )安排在距離大多數參會(huì )代表住宿地點(diǎn)比較近的地方，或者盡可能找一個(gè)參會(huì )代表可以步行到會(huì )場(chǎng)的年會(huì )中心去開(kāi)會(huì )。

　　▲ 將迎送服務(wù)改為報銷(xiāo)機場(chǎng)班車(chē)、公交車(chē)或地鐵發(fā)票。

　　▲ 在與酒店、度假村商談的時(shí)候，要求他們免費為嘉賓提供來(lái)去酒店的專(zhuān)車(chē)服務(wù)，而且要預留免費的停車(chē)位。

　　▲ 要求當地的出租車(chē)公司為參會(huì )代表到展覽現場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù)。

　　▲ 使用航空公司的貴賓休息室為年會(huì )團隊提供迎送服務(wù)。

　　▲ 旅行要錯過(guò)高峰期(一大早或晚上)。

　　▲ 問(wèn)一問(wèn)酒店是否提供機場(chǎng)免費接送服務(wù)。

　　▲ 讓年會(huì )中心為參會(huì )代表在轉移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場(chǎng)所。

　　▲ 讓贊助商支付班車(chē)費用，作為交換，可以在酒店班車(chē)的宣傳牌、年會(huì )中心的班車(chē)�？空疽约鞍嘬�(chē)上為他們做廣告。

　　▲ 搞清楚需要多少臺客車(chē)，預訂恰當的座位容量。

　　▲ 如果你的大部分團隊成員體力比較好的話(huà)，可以將酒店訂在年會(huì )中心附近步行的范圍內，無(wú)需提供接送服務(wù)。如果這樣做的話(huà)，一定在你的注冊材料中寫(xiě)清楚，讓參會(huì )代表都知道。

　　▲ 如果你的參會(huì )代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中，以便于集中安排殘疾人車(chē)輛。

　　二、會(huì )務(wù)組成員

　　▲ 雇傭現場(chǎng)注冊和服務(wù)人員，不用為會(huì )務(wù)組成員付交通費。

　　▲ 了解當地的加班限制和規定。

　　▲ 安排會(huì )務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內開(kāi)展工作，避免加班。

　　▲ 按天為會(huì )務(wù)組成員提供差旅補助，精確地規劃出他們在餐飲和交通費用方面的許可范圍。

　　▲ 盡可能多用實(shí)習生和志愿者。

　　三、演講人與娛樂(lè )

　　▲ 請會(huì )員或當地人作演講人。對于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會(huì )來(lái)說(shuō)，會(huì )員名單中總是會(huì )有一些重量級的專(zhuān)家可以作演講人。如果可能的話(huà)，以減免注冊費的方式邀請會(huì )員到會(huì )演講。也可以邀請當地的演講人，以節省旅行費用。

　　▲ 對于那些需要旅行到年會(huì )舉辦地的演講人，給他們準備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機票費用。

　　▲ 如果考慮邀請知名的天才演出團體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話(huà)，就與當地的教堂團體、青年團體或學(xué)校團體聯(lián)系，來(lái)滿(mǎn)足你的音樂(lè )和娛樂(lè )方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且幾乎沒(méi)有什么費用。另外，如果他們是一個(gè)非盈利組織的話(huà)，你可以把演出費用捐給他們的組織，這不能不算是一件好事。

　　▲ 開(kāi)始行動(dòng)吧!演講人和娛樂(lè )費用通常每年都上漲。鎖定今年的費用。

　　▲ 放棄分項計算的方法，談一個(gè)一攬子費用方案。

　　▲ 將演講人和娛樂(lè )團隊安排在同一家酒店或同一個(gè)城市。

　　▲ 在年會(huì )中經(jīng)常與多面手合作。

　　▲ 了解演出團隊的組合規則，以最大限度地減少所需的音樂(lè )家數量。

　　▲ 尋找一個(gè)在你的年會(huì )舉辦時(shí)間前后在當地巡回演出的團隊。如果你預訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區演出的團隊，你可以節省機票費用，沒(méi)準兒還能省下音響費用。

　　▲ 讓你的演講人在年會(huì )現場(chǎng)銷(xiāo)售他的或她的圖書(shū)、CD或其它產(chǎn)品，以換取他們在演講費用方面的讓步。

　　四、配置與搭建

　　▲ 了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團隊在你的年會(huì )前后舉辦年會(huì )，與他們一起購買(mǎi)搭建所需的物品。這樣可以節省材料及拆建費用。

　　▲ 如果你的會(huì )期超過(guò)兩天，年會(huì )室的配置與搭建不要有變化。

　　▲ 現場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專(zhuān)用的辦公桌。

　　▲ 減少儲備用房，節省視聽(tīng)與配置費用。

　　▲ 使用酒店里具有兩種配置功能的空間，比如一個(gè)空間既可以開(kāi)會(huì )也可以用餐�？梢杂媚缓熁蛑参锇芽臻g隔開(kāi)。

　　▲ 使用一個(gè)戶(hù)外場(chǎng)所以減少裝飾費用。

　　▲ 使用公共場(chǎng)所開(kāi)會(huì )，如圖書(shū)館、公園、植物園、博物館等。這些地方費用很低，因為有時(shí)候你可以到外面訂餐。

　　▲ 開(kāi)發(fā)一些可以重復使用的年會(huì )標牌。

　　▲ 不用自己購買(mǎi)標牌，可以用酒店的。

　　五、印刷

　　▲ 把年會(huì )資料刻在CD上，或放在網(wǎng)上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對有環(huán)保意識的參會(huì )代表也很有吸引力。對于同等信息量的資料，紙質(zhì)印刷品要比CD光盤(pán)成本高很多。如果參會(huì )代表喜歡紙質(zhì)材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過(guò)電腦觀(guān)看。

　　▲ 年會(huì )策劃者盡量通過(guò)電子郵件開(kāi)展年會(huì )營(yíng)銷(xiāo)工作，這樣可以節省郵寄費用和印刷費用。

　　▲ 請一些高質(zhì)量的印刷商為你提供報價(jià)。每一項印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商都有不同的設備、停工期和成本標準。

　　▲ 學(xué)習一些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。你越了解你的圖文設計和印刷需求，印刷商就越可能準確地向你提供你所需要的東西。

　　▲ 使用標準表格，表格中規定了所有的變量(放量、背面使用情況、數量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等)。這樣做你就不會(huì )忘掉印刷事務(wù)中的一些重要細節。

　　▲ 要與新的技術(shù)保持一致。經(jīng)常問(wèn)一問(wèn)你的印刷商，看他們是否有更簡(jiǎn)單、更快速或者更便宜的方法。

　　▲ 如果你的印刷材料必較多，考慮請一名印刷顧問(wèn)。通常情況下，印刷顧問(wèn)可以為你的年會(huì )印刷打包業(yè)務(wù)找到最佳的供應商。

　　▲ 在年會(huì )現場(chǎng)租一臺復印機，并自己帶上紙張。

　　▲ 復印紙的兩面盡量都使用，以節省紙張費用和運費。

　　▲ 用藝術(shù)系的學(xué)生作圖文設計。

　　▲ 用明信片來(lái)促銷(xiāo)年會(huì )。

　　▲ 設計印刷品時(shí)，要使用標準尺寸的紙張。

　　▲ 將大宗郵件交郵局按大宗處理。

　　▲ 如果你的印刷品需要全色印刷，盡可能將彩色照片放在一面上。這樣可以節省印刷費用。

　　▲ 總是讓多個(gè)印刷商提供報價(jià)，因為各廠(chǎng)家印刷成本相差很大。

　　▲ 與酒店的商務(wù)中心商談復印、傳真和秘書(shū)服務(wù)的整體打折問(wèn)題。

　　▲ 使用當地年會(huì )與觀(guān)光局的照片、招貼、促銷(xiāo)夾、年會(huì )文件夾以及旅游咨詢(xún)等。這些項目通常都是免費的。

　　▲ 直接從制造商那里購買(mǎi)禮品。在年會(huì )舉辦地當地購買(mǎi)禮品，以節省運輸費用。

　　▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細規定。

　　六、客房與會(huì )議室

　　▲ 只在客房上作出讓步。在賣(mài)方市場(chǎng)條件下，酒店不愿意在客房?jì)r(jià)格上作出過(guò)多的讓步，因為這是他們利潤的最大來(lái)源。如果撇開(kāi)客房問(wèn)題，酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的讓步——客房贈送、附加會(huì )務(wù)組優(yōu)惠房?jì)r(jià)、免費機場(chǎng)接送，甚至食品與飲料優(yōu)惠等。如果你使勁盯住房?jì)r(jià)，你可能就得不到酒店在其它方面的讓步，最后的結果有可能是什么也得不到。

　　▲ 避免預訂過(guò)多的房間。了解你組織過(guò)的年會(huì )的訂房紀錄，這對于避免預訂過(guò)多的房間是非常重要的。如果你知道通常使用多少個(gè)房間，你就會(huì )有更大的把握來(lái)準確地預訂房間數。有的年會(huì )策劃者在房間預訂方面過(guò)于保守，這倒是不會(huì )造成什么浪費，可這樣做又會(huì )冒空房不夠用的風(fēng)險。

　　▲ 了解你的年會(huì )能為酒店創(chuàng )造多少價(jià)值。當你與酒店就房?jì)r(jià)談判時(shí)，你應該攜帶充足的你的年會(huì )可能在該酒店花費多少錢(qián)的詳細資料，而不僅僅是在年會(huì )室、客房、食品和飲料方面的花費。設法搞到你的年會(huì )在酒店花費的詳細資料，包括餐廳、酒吧、溫泉、高爾夫、互聯(lián)網(wǎng)、禮品店等。換句話(huà)說(shuō)，你要了解每一塊錢(qián)的去向。這樣做，當然需要酒店方面的幫助，但年會(huì )策劃者還是應該索取這方面的信息以備將來(lái)之用。有了這些資料，你就可以更好地向酒店說(shuō)明你的年會(huì )到底能為他們帶來(lái)多少價(jià)值，從而增加你的談判籌碼。

　　▲ 到二線(xiàn)或更小一些的城市。到二線(xiàn)或三線(xiàn)城市辦會(huì )，通常更實(shí)惠，房?jì)r(jià)也會(huì )更低，這與該城市的具體情況有關(guān)�？偟膩�(lái)說(shuō)，一個(gè)城市的需求越低，房?jì)r(jià)就越低。在二線(xiàn)城市，年會(huì )中心年會(huì )室的價(jià)格也會(huì )比較容易談。

　　▲ 使用大學(xué)里的年會(huì )場(chǎng)所。如果牽涉不到住宿問(wèn)題，大學(xué)里的年會(huì )場(chǎng)館是一個(gè)比較便宜的選擇。很多大學(xué)會(huì )向較小的年會(huì )團隊出租年會(huì )室。但在那兒舉辦年會(huì )，你得自己準備食品和飲料。

　　▲ 簽訂多年年會(huì )合同。如果與酒店簽訂多年年會(huì )合同，年會(huì )策劃者可以在酒店拿到較好的價(jià)格。一些年會(huì )策劃者發(fā)現，就單個(gè)年會(huì )與酒店商談，酒店不愿意作出讓步，而當一次預訂兩個(gè)或更多年會(huì )時(shí)，情況就不同了。與合作商簽訂長(cháng)期合作協(xié)議，可以節省費用。

　　▲ 在會(huì )期和開(kāi)會(huì )模式上保持靈活性。在一線(xiàn)城市的賣(mài)方市場(chǎng)里，我們經(jīng)常會(huì )發(fā)現，簡(jiǎn)單地在會(huì )期和辦會(huì )模式上保持靈活性，策劃禮儀公司，就可以達成很好的交易。在酒店的年會(huì )安排日程表中加進(jìn)自己的年會(huì )，就能獲得很好的優(yōu)惠條件。有時(shí)候，甚至僅僅改變在一周內開(kāi)會(huì )的先后順序，就能夠獲得較低的價(jià)格。

　　▲ 給未來(lái)的年會(huì )費用確定一個(gè)上限。預訂一個(gè)幾年以后的年會(huì )，考慮給年會(huì )的花費確定一個(gè)上限，比如房?jì)r(jià)上漲率與通貨膨脹率要結合起來(lái)，如商定每年房?jì)r(jià)上漲率不超過(guò)5%等。

　　▲ 對你的酒店供應商進(jìn)行研究。這里面有競爭嗎?酒店的業(yè)務(wù)量飽滿(mǎn)嗎?你的年會(huì )是在旺季、淡季還是平季?你選擇的酒店營(yíng)業(yè)多少年了?

　　▲ 研究酒店的門(mén)市價(jià)和團隊價(jià)。撥打酒店或集團的免費熱線(xiàn)或預訂電話(huà)。通過(guò)這種方法可以了解酒店的最高價(jià)格。

　　▲ 客房預訂數量始終要保守一些。如果你預訂了過(guò)多的房間，最終你要為它支付費用。

　　▲ 讓酒店為你年會(huì )現場(chǎng)的現金賬單提供折扣。

　　▲ 了解你的機構所在地和年會(huì )舉辦地的納稅規定�；蛟S你還有可以免稅的項目而你不知道。

　　▲ 與酒店洽談一種按年會(huì )規模大小確定費用比例的方法。

　　▲ 與酒店商談取消預付費，或者至少將預付費放在一個(gè)有利息的賬戶(hù)里。

　　▲ 就小型年會(huì )與酒店洽談時(shí)，要設法拿大年會(huì )的一部分作為交換。

　　▲ 提前向酒店把你所有的要求都講出來(lái)，包括：

　　優(yōu)惠范圍、機場(chǎng)接送、代表提前注冊、代表延遲注冊、客房免費咖啡和茶免費的年會(huì )空間、預演空間、搭建和拆除時(shí)間、免費包裹接收服務(wù)、年會(huì )室的免費早餐、延期費用、免費本地電話(huà)、免費咖啡空間、減免嘉賓及會(huì )務(wù)組成員的停車(chē)費、免費為會(huì )務(wù)組成員進(jìn)行足底按摩、健身房免費開(kāi)放或在健身休息時(shí)提供免費教練服務(wù)、延遲截至期限、為演講人的客房提供優(yōu)惠、為會(huì )務(wù)組成員的客房提供優(yōu)惠、提高嘉賓和會(huì )務(wù)組成員的服務(wù)等級、歡迎禮物和便條

　　七、視聽(tīng)與演講技術(shù)

　　▲ 合理組合。把需要同樣技術(shù)條件的議程安排在相同的年會(huì )室內，這樣就不用支付重新布置的費用。

　　▲ 與經(jīng)常在外辦會(huì )的協(xié)會(huì )合作。了解一下哪一個(gè)協(xié)會(huì )或組織于你之前在你的年會(huì )中心或場(chǎng)所辦會(huì )，看一看你能否接著(zhù)使用他們用過(guò)的設施或服務(wù)，以節省相關(guān)費用。

　　▲ 對視聽(tīng)設備和其它服務(wù)進(jìn)行對外招標。雖然并不全是，但在大多數情況下，你會(huì )發(fā)現雇用外部視聽(tīng)設備提供商比使用酒店內部的要好。

　　▲ 每一個(gè)年會(huì )室要一個(gè)免費的麥克風(fēng)。

　　▲ 在談判視聽(tīng)設備時(shí)，要一個(gè)免費的雙向無(wú)線(xiàn)電接受器。

　　▲ 租用合適尺寸的投影設備。與你的視聽(tīng)工作人員探討每一個(gè)年會(huì )室所需的最小尺寸的投影和配置。

　　▲ 不要隨意地在每一個(gè)年會(huì )室都布置視聽(tīng)設備。問(wèn)一問(wèn)你的演講人和主持人，看一看他們誰(shuí)最先需要。

　　▲ 直接與視聽(tīng)公司合作。這樣可以減少誤傳和中間費用。

　　▲ 帶上你的備用電纜線(xiàn)和電壓保護器。如果現場(chǎng)突然需要，那會(huì )很費錢(qián)的。

　　▲ 當你需要大量視聽(tīng)設備的時(shí)候，預訂一個(gè)年會(huì )中心，大部分年會(huì )中心的總費用當中包含了視聽(tīng)設備的費用。

　　▲ 使用酒店里的閉路電視系統向參會(huì )代表公布年會(huì )日程安排、變動(dòng)通知、房間分配、展示時(shí)間、大會(huì )啟事以及活動(dòng)安排等。

　　▲ 在年會(huì )開(kāi)始之前，要重新確認一下演講人的視聽(tīng)設備需求。演講人最開(kāi)始聲稱(chēng)需要的視聽(tīng)設備，到開(kāi)會(huì )時(shí)他們或許并不打算使用。

　　▲ 如果你預計現場(chǎng)需要量比較大的話(huà)，可以租一臺復印機或傳真機。

　　八、食品與飲料

　　▲ 了解你年會(huì )餐飲消費的歷史。機會(huì )在于，并不是注冊參加年會(huì )的每一個(gè)人都會(huì )在會(huì )上用餐。通過(guò)了解歷史上有多少參會(huì )代表實(shí)際用餐，以及他們在茶歇和雞尾酒會(huì )上的消費量，你就不用為那些根本就不存在的餐飲消費埋單。

　　▲ 控制提供的飲料。休息時(shí)，服務(wù)員會(huì )把所有空的咖啡杯子都倒滿(mǎn)，即使在會(huì )場(chǎng)休息只剩下五分鐘時(shí)也是這樣。如果1加侖咖啡需要9美元的話(huà)，那么，這種浪費就很大了。確信服務(wù)員在倒滿(mǎn)咖啡杯之前要征求會(huì )務(wù)組人員的意見(jiàn)，尤其是在休息只剩下幾分鐘的情況下�；蛟S你不用叫上10加侖的咖啡，有一兩加侖可能也就夠了。酒的情況也一樣。告訴服務(wù)員每一桌只開(kāi)一瓶紅葡萄酒或白葡萄酒，而且只在要求的情況下才給客人加滿(mǎn)，因為很多人根本就不喝酒。如果有一桌要上更多的酒，要求服務(wù)員征得會(huì )務(wù)組人員的同意�；蛟S另外一桌還剩下半瓶沒(méi)有喝完。

　　▲ 批量預訂早餐。對于歐式早餐，要批量預訂，不要每人打包購買(mǎi)。每人打包早餐往往超乎所需。通過(guò)批量預訂，可以節省一半的早餐費用。

　　▲ 使用一般品牌的雞尾酒，不要用豪華品牌。

　　▲ 與招待協(xié)商飲料的價(jià)格。如果你能同意一個(gè)最低的消費量，你就可以通過(guò)協(xié)商省去不少飲料服務(wù)費用。

　　▲ 使用一些站著(zhù)用餐的桌子。對于雞尾酒接待活動(dòng)，要用站著(zhù)用餐的桌子，而不是坐著(zhù)的。人們更愿意在一起交談，這很好，而且，站著(zhù)交談，人們不容易整晚都待在那兒吃喝不停——這樣可以省錢(qián)。

　　▲ 從某種意義上說(shuō)，排一點(diǎn)隊也好。在雞尾酒接待活動(dòng)中，不用害怕在酒吧中排一些中等長(cháng)度的隊。排長(cháng)隊當然不好，但排五六個(gè)人的隊能夠在很大程度上鼓勵人們相互交流，同時(shí)還會(huì )縮短人們在雞尾酒會(huì )上逗留的時(shí)間。

　　▲ 鎖定菜單價(jià)格。如果一個(gè)酒店不能提前向你提供具體的菜單，那么至少也應該同意將來(lái)菜價(jià)的上漲不超過(guò)一定的百分比。

　　▲ 去掉全部酒精飲料�；蛘呷サ粲诧嬃虾突旌巷嬃�，只上軟飲料、瓶裝礦泉水、果汁、啤酒和紅酒。

　　▲ 按消費量預訂。沒(méi)有食用的食品和飲料可以被退回，而且不收費。同樣能夠被退回的還有蘇打和打包食品，如土豆片等，還有易腐爛的食品。

　　▲ 找到一家當地的酒廠(chǎng)來(lái)贊助你的酒飲料開(kāi)支。

　　▲ 使用大瓶裝的飲料，不用小瓶的。

　　▲ 使用小盤(pán)子。

　　▲ 如果你的酒店靠近很多餐廳或購物場(chǎng)所，你可以付錢(qián)讓他們自己去吃。這比在酒店為他們提供晚餐要便宜。

　　以上是通過(guò)我們多年年會(huì )策劃總結出來(lái)的一份成本控制，我們在年會(huì )策劃上有著(zhù)18年的豐富經(jīng)驗，為您控制好成本是我們的職責所在當然在控制好成本上我們也會(huì )把你的年會(huì )辦得高端大氣上檔次!

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